Politique sur la protection des renseignements personnels
Date de la dernière mise à jour : 10 avril 2024.
Moris Alliance créative est un cabinet-conseil en stratégie de financement pour les OBNL et les fondations ainsi que pour les entreprises privées qui souhaitent structurer leurs programmes d’investissements communautaires.
À cet effet, nous recueillons, analysons, utilisons et communiquons des renseignements aux fins de prestation de nos services en matière de consultation, de planification stratégique et de formation.
- De vous informer de nos pratiques qui entourent la collecte, l’analyse, l’utilisation, la communication et la conservation des renseignements personnels ;
- D’établir et de communiquer des directives, des procédures et des règles de fonctionnement afin d’assurer une protection conforme et rigoureuse des renseignements personnels ;
- D’identifier et d’instaurer des mesures de protection des documents et bases de données contenant des renseignements personnels ;
- De sensibiliser et former notre personnel à la protection des renseignements personnels ;
- De fournir à notre équipe et nos fournisseurs l’accompagnement et les outils nécessaires à une protection adéquate et rigoureuse des renseignements personnels ;
- D’être transparent avec vous.
La présente Politique vise tous les types de renseignements personnels gérés par Moris que ce soit les renseignements de ses clients, potentiels ou actuels, ses fournisseurs, ses employés ou toutes autres personnes (comme les visiteurs de son site Web ou autres).
Un renseignement personnel est un renseignement qui concerne une personne physique et qui permet, directement ou indirectement, de l’identifier. Les coordonnées professionnelles ou d’affaires d’une personne ne constituent pas, de façon générale, des renseignements personnels. Par exemple : le nom, le titre, l’adresse, l’adresse courriel ou le numéro de téléphone au travail d’une personne.
Pour toute question sur cette Politique, vous pouvez écrire à Mme Sarah-Emanuel St-Gelais : se.st-gelais@moris.ca.
Nous révisons fréquemment cette Politique afin de la maintenir à jour et la modifions lorsque requis.
Advenant des modifications importantes, nous vous informerons au moyen d’un avis apparaissant sur notre site Web et par tout autre moyen approprié pour vous joindre. Dans le cas contraire, la publication de la Politique révisée sur notre site Web sera considérée comme un avis suffisant et, en continuant à utiliser notre site Web ou en nous soumettant des renseignements personnels, vous acceptez les modifications apportées à notre Politique.
Nous pouvons recueillir et traiter différents types de renseignements personnels dans le cadre de nos activités et de notre prestation de services y compris :
- Des renseignements d’identification, tels qu’un nom ou un prénom, l’état civil, une date de naissance, etc. ;
- Des coordonnées telles qu’un nom, une adresse, un courriel et un numéro de téléphone ;
- Des renseignements relatifs à des services, comme des détails concernant des services professionnels que nous vous avons rendus ;
- Des renseignements en lien avec le recrutement, tel qu’un curriculum vitae, des renseignements sur la scolarité et les antécédents professionnels et d’autres informations pertinentes à un recrutement potentiel ;
- Des renseignements sur l’utilisation du site Web et d’autres renseignements comme des détails concernant les visites sur notre site Web, les préférences de navigation, les interactions avec nos contenus en ligne ;
- Des renseignements qui nous sont fournis par nos clients ou que nous ramassons dans le cadre de nos activités et notre prestation de services, et qui pourraient être compris comme des renseignements personnels.
Dans tous les cas, nous ne collectons des renseignements que si nous avons une raison valable de le faire.
Nous pouvons recueillir vos renseignements directement auprès de vous lorsque vous communiquez ou interagissez avec nous. Nous pouvons également les recueillir auprès de tiers ou de dossiers publics accessibles selon ce qui est permis par la loi ou en ayant recueilli le consentement nécessaire.
Si vous nous transmettez des renseignements personnels au sujet d’autres personnes (tels que vos clients, administrateurs, membres de votre équipe, partenaires et donateurs), vous devez vous assurer de les avoir dûment avisées que vous nous fournissez leurs renseignements et avoir obtenu leur consentement à une telle communication de renseignements.
Afin de vous fournir nos services, il se peut que nous procédions à la transmission de renseignements personnels collectés. Soyez toutefois assurés que nous ne divulguerons aucun renseignement personnel à moins que vous ayez vous-même renoncé à ce privilège ou que nous ayons reçu votre autorisation. La divulgation de renseignements à de tierces parties inclut notamment :
- Des tiers fournisseurs de services incluant entre autres les services relatifs à notre site Web (hébergement, sécurité, etc.). Les renseignements personnels fournis sont alors limités aux seuls renseignements nécessaires pour leur permettre de réaliser leurs services. Ces fournisseurs sont obligés de préserver la confidentialité de ces renseignements.
En aucun cas, nous ne communiquons ni ne vendons les renseignements personnels à de tierces parties à des fins de prospection commerciale ou philanthropique.
Moris s’engage à veiller à ce que ses employés respectent la Politique interne de protection et non-divulgation des renseignements personnels. Celle-ci leur est fournie à l’embauche et est disponible en tout temps dans notre Guide de l’employé(e).
Tous nos mandataires ou collaborateurs qui auraient accès à des renseignements dans un contexte de services professionnels signent une entente de confidentialité avec nous. Ils s’engagent à n’utiliser ces renseignements que pour les fins mentionnées dans l’entente et à leur accorder le même niveau de protection que nous offrons.
Nous obtenons votre consentement à la collecte, à l’utilisation et à la communication de vos renseignements personnels :
- Lorsque vous demandez un nouveau produit ou service ;
- Lorsque nous devons utiliser vos renseignements à une fin différente de celles pour lesquelles vous avez déjà donné votre consentement.
De plus, nous n’obtenons pas votre consentement dans certaines situations prévues par la loi, telles que par exemple :
- Pour prévenir, détecter ou faire cesser une fraude ;
- Pour l’évaluation et l’amélioration des mesures de protection et de sécurité ;
- Pour une utilisation qui est à des fins compatibles avec celles pour lesquelles le renseignement a été recueilli ;
- Pour l’utilisation au bénéfice de la personne concernée.
Notre site Web utilise des témoins de connexion tels que :
- Des témoins pour vous aider à naviguer efficacement et à exécuter certaines fonctionnalités ;
- Des témoins tiers qui nous aident à analyser la façon dont vous utilisez ce site Web, à enregistrer vos préférences et à vous fournir le contenu et les publicités qui vous sont pertinents.
Notre site Web utilise les types de témoins suivants :
- « Nécessaires » pour les fonctions de base du site Web ;
- « Fonctionnels » qui permettent d’exécuter certaines fonctionnalités (partage du contenu du site Web sur des plateformes de médias sociaux et collecte de commentaires) ;
- « Analytiques » pour comprendre comment les visiteurs interagissent avec le site Web ;
- « De performance » pour comprendre et analyser les indices de performance clé du site Web, ce qui permet de fournir une meilleure expérience utilisateur aux visiteurs.
Nous recueillons également des renseignements personnels par l’entremise de moyens technologiques tels que des formulaires Web, par exemple : notre formulaire de contact, notre formulaire de réservation sur la liste de formation, notre formulaire pour s’inscrire à notre infolettre, ainsi que d’autres plateformes ou outils de formulaires (ex. Microsoft Forms). Les formulaires copiés dans la base de données de notre site Web sont supprimés tous les trimestres.
Moris met en place des mesures pour limiter l’accès à un renseignement personnel seulement aux employés et aux personnes au sein de son organisation qui a la qualité pour en prendre connaissance et pour qui ce renseignement est nécessaire dans l’exercice de ses fonctions.
Nous conservons vos renseignements, en format physique ou numérique, aussi longtemps que nécessaire pour atteindre les fins auxquelles les informations ont été recueillies ou aussi longtemps que requis ou permis par la loi. Le but, la nature et la sensibilité des renseignements ont été pris en compte dans la détermination des périodes de conservation.
De manière générale, pour répondre à ces obligations, les renseignements seront conservés pendant la durée de notre relation avec nous et pour une durée de trois ans suivant la fin de celle-ci.
À la fin de la durée de conservation ou lorsque les renseignements personnels ne sont plus nécessaires, Moris s’assurera :
- De les détruire; ou
- De les anonymiser (c’est-à-dire qu’ils ne permettent plus, de façon irréversible, d’identifier la personne et qu’il n’est plus possible d’établir un lien entre la personne et les renseignements personnels) pour les utiliser à des fins sérieuses et légitimes.
Il est possible que les renseignements personnels détenus soient communiqués à l’extérieur du Québec, par exemple, lorsque nous avons recours à des fournisseurs de services infonuagiques dont le ou les serveurs se situent hors Québec.
Nous déployons des efforts importants afin de protéger vos renseignements personnels contre la perte, le vol, l’accès, l’utilisation ou la communication non autorisée et contre toute autre atteinte à la protection d’un renseignement.
Nous avons mis en place un programme de sécurité pour suivre l’évolution constante des menaces à la sécurité des renseignements. Parmi les mesures adoptées dans notre programme de sécurité :
- Limiter les personnes ayant accès aux renseignements. Ainsi, seuls les employé(e)s ou les mandataires dûment autorisés qui ont besoin de consulter vos renseignements dans le cadre de leur travail y ont accès ;
- Gérer les mots de passe ;
- Informer et former les employés sur les mesures de sécurité en place et les comportements essentiels à adopter ;
- Tenir un registre des incidents et une procédure interne qui sont connus par les membres de l’équipe.
© Moris, 2020. Tous droits réservés.
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